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Avantages et inconvénients des secrétariats externalisés pour son entreprise

Ces dernières années, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à solliciter un secrétariat externalisé. L’objectif étant le plus souvent de gagner du temps ainsi que de l’argent et de professionnaliser ce service rendu aux clients.

Les avantages de l’externalisation

Pour les professions libérales et les entreprises de toutes tailles, le secrétariat externe est intéressant pour différentes raisons – retrouvez plus de détails sur aadprox.com.

Maîtriser son budget et gagner en flexibilité

En premier lieu, celui-ci est avantageux sur un plan financier. Si le service n’est pas gratuit, il permet néanmoins de maîtriser son budget et de réaliser d’importantes économies. L’entreprise ou le professionnel peut alors déterminer les créneaux d’ouverture du secrétariat et maîtriser ses coûts. De plus, comme aucune installation matérielle n’est nécessaire, les entreprises et professionnels n’ont pas besoin d’investir dans du matériel supplémentaire (bureau, ordinateur, ligne téléphonique, etc.).

Par ailleurs, l’assistanat indépendant ne requiert pas de contrat de longue durée ni d’embauche. L’entreprise ou le professionnel peut y mettre fin lorsqu’il le souhaite. Cela permet un gain de flexibilité important pour l’entreprise ou le professionnel libéral, qui peut ainsi éviter de payer des charges sociales, des congés payés ou des congés maladie.

Dégager du temps et se concentrer sur son métier

Les entreprises qui comprennent un nombre important de salariés ne seront pas nécessairement concernées par cet avantage. Mais pour les petites entreprises et les autoentrepreneurs, faire appel aux services d’un secrétariat externe peut faire une grande différence.

Un professionnel qui travaille seul n’a pas nécessairement le temps de répondre aux appels téléphoniques. Un médecin en consultation ne peut donc pas se permettre de s’interrompre pour répondre au téléphone, sous peine d’accumuler du retard et le mécontentement des patients. De plus, il ne s’agit pas là de son cœur de métier : il exerce la médecine, et ne saurait par conséquent passer son temps à répondre aux appels téléphoniques. De cette manière, l’entreprise ou le professionnel peut se consacrer pleinement à son activité.

Les inconvénients du secrétariat externalisé

Quelques professionnels ont un reproche important à faire sur ce système d’externalisation d’une partie de leur administratif. En effet, ils constatent un manque de contrôle sur l’agence ou sur le professionnel en charge de leur secrétariat. Ces derniers facturent leur travail à l’heure, et l’entreprise n’a aucun moyen de vérifier le temps effectif du travail réalisé.

Si bon nombre de professionnels sont honnêtes, ce manque de contrôle peut générer des travers dans le métier. De plus, la confidentialité peut aussi être un obstacle pour les entreprises et certaines professions libérales. Durant cette collaboration, il se peut que le secrétariat indépendant ait accès à des données sensibles, par le biais de documents confidentiels. Pour certains professionnels, cette situation est jugée trop délicate.

Une évolution à prévoir

Le secteur de l’assistanat externalisé pourrait connaître de nombreux bouleversements dans les années à venir, notamment en raison de l’avènement du Big Data. Ce dernier désigne une masse d’informations si importante que les moyens de gestion conventionnels ne suffisent plus. Reste à savoir si le domaine du secrétariat externalisé pourra se coordonner à ces masses de données.

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