Les systèmes de téléphonie et de communication de votre entreprise semblent très secondaires. Pourtant, ils sont la base d’une véritable stratégie en termes de communication d’efficience et de relation client. Les négliger serait une véritable erreur, car une mauvaise communication ou le sentiment d’un prospect de ne pas être entendu est particulièrement néfaste pour l’image d’une entreprise. Grâce au choix pertinent de votre solution de téléphonie et la mise en application des dernières technologies, vous pourrez constater rapidement les améliorations et les retombées positives.
Pourquoi est-ce important de bien concevoir son système de téléphonie ?
Bien souvent, l’appel téléphonique est le premier contact que vous avez avec un futur client ou un prospect. Par conséquent, c’est sur cet échange qu’il va se baser pour se faire une idée sur le sérieux de votre société. Autant vous dire que si l’appel est de mauvaise qualité, s’il attend trop longtemps ou qu’il passe d’interlocuteur en interlocuteur, il risque d’être déçu par cette première prise de contact.
La communication, dédiée aux grandes firmes ?
Pas le moins du monde ! Qu’importe que vous soyez à la tête d’une entreprise de grande taille ou d’une TPE ou PME ! La communication et la téléphonie ne sont pas exclusivement réservées à des sociétés qui possèdent des budgets importants. Avec l’avancée de la technologie, il est possible d’avoir accès à des systèmes de téléphonie très pratiques et peu coûteux. Il n’est plus besoin d’investir de grandes sommes dans l’installation d’un standard téléphonique performant. Tout se fait beaucoup plus facilement grâce à une technologie performante.
L’intérêt d’une communication efficace
En soignant votre accueil et la réception des appels téléphoniques, vous travaillez votre image et invitez les prospects à venir rejoindre votre entreprise. La communication orale, écrite, mais aussi l’attitude professionnelle de vos équipes sont autant de points de comparaison avec vos concurrents ! Il est légitime que pour des propositions égales, le prospect se dirige plutôt vers un professionnel avec qui le courant passe.
Il aura également une image plus positive et sérieuse de votre entreprise s’il constate que votre système de communication est performant. Chaque détail compte pour que le lien puisse se faire naturellement.
Un choix qui mérite d’être réfléchi
Pour que votre système de communication soit au point, il est important de prendre appui sur la technologie à votre disposition. Il faut oublier l’idée que les outils de communication sont très coûteux. Il existe maintenant des possibilités efficaces à moindre coût. L’achat d’un casque professionnel Jabra ou l’investissement dans une pieuvre de conférence sont autant d’atouts pour l’image de votre entreprise. Vous en trouverez dans des boutiques consacrées aux pros comme chez OfficeEasy, en ligne depuis bientôt 10 ans. Ce site Frenchy tire son épingle du jeu face aux géants grâce à des prix compétitifs, mais aussi et surtout en assurant un support client chat ou téléphone afin de faire le bon choix.
En effet, choisir un casque pour téléphone fixe ou Skype for business (maintenant Microsoft Teams) n’est pas aussi simple qu’un casque audio. Mode de connexion multiple, accès direct aux fonctions d’appel, fonctions antibruit, dect, bluetooth, cordons EHS de décrochage électronique, sont autant de particularités qui nécessitent un choix éclairé et… compliqué lorsque l’on sait que la seule gamme de casques Jabra Pro comporte pas moins de 70 modèles différents !
En sélectionnant des outils de communication professionnels, vous travaillez sur la représentation que les prospects et clients se font de votre entreprise. La téléphonie en entreprise est une stratégie très impactant. En conservant des téléphones fixes traditionnels, vous risquez de faire face à une mauvaise qualité de communication. La réactivité est aussi moindre, car avec un casque téléphonique professionnel, vous répondez en un seul clic. La technologie est développée pour les téléphones fixes, mais également pour les mobiles afin de contenter les besoins de chaque entreprise.
Grâce à la toute dernière gamme Jabra Engage par exemple dotée de Micros antibruit, de versions 1 ou 2 écouteurs ou encore de connectiques pour plusieurs supports, répondre au téléphone n’est plus une corvée. Les communications se font en mains libres depuis votre PC, téléphone sans fil ou smartphone et la qualité sonore est au rendez-vous, pour vous bien sûr, mais aussi pour vos correspondants. Plus aucune perte d’information ou de prospect qui se décourage devant un téléphone qui sonne dans le vide ! Vos collaborateurs ont toutes les cartes en main pour faire face à une forte demande.
Un standard téléphonique flexible
Parce que le fonctionnement de l’entreprise ne cesse d’évoluer, la technologie a pensé à des solutions plus souples. La dématérialisation des communications a fluidifié les contacts. Si l’installation d’un standard téléphonique physique est assez complexe et peut être onéreuse, il existe maintenant des solutions virtuelles. Le standard téléphonique virtuel ne nécessite aucun investissement en termes de matériel, aucuns frais d’installation.
Il est aussi possible d’utiliser des solutions de téléphonie sans avoir à changer de numéro de téléphone et avec un paramétrage sur mesure en fonction des besoins de votre entreprise. Avec le renvoi d’appel depuis votre fixe vers votre mobile, plus aucun appel ne sera laissé sans réponse. Vous avez également la possibilité d’utiliser une messagerie unique qui vous permet d’écouter les messages reçus sur la ligne fixe depuis votre mobile.
Quels sont les avantages de soigner votre système de communication ?
En investissant dans un système de communication performant, vous bénéficiez de véritables avantages comme :
- une meilleure organisation interne
- la réduction des risques de perdre des informations ou de laisser filer de potentiels clients
- une optimisation du temps
- une plus grande réactivité de votre accueil téléphonique
- une image positive renvoyée par votre entreprise
- une plus grande flexibilité avec la possibilité de répondre sans être à côté de son téléphone fixe
- un gain de temps sur la gestion des tâches quotidiennes
- un meilleur taux de joignabilité
- la réduction des manipulations pour prendre un appel ou le transférer
- un paramétrage selon les besoins spécifiques de votre entreprise
- la possibilité de développer le télétravail
- la réduction des coûts et de l’investissement nécessaire dans des outils technologiques
La nécessaire formation en techniques de communication
Le système de communication peut être aussi performant que possible, il ne sera jamais aussi efficace que si vous l’accompagnez de techniques de communication. Il peut être judicieux d’envisager une formation, même courte, afin de travailler les manières d’échanger avec les clients ou prospects. Il faut aussi prendre conscience que la communication non verbale est aussi importante que ce qui sera dit.
La communication non verbale prend en considération toutes les informations qui sont transmises sans parler. On pense notamment au ton de la voix, à la fluidité du discours ou encore au dynamisme de la personne. Il est possible de deviner sans voir son interlocuteur qu’il est en train de faire autre chose ou qu’il n’est pas à l’aise avec ce qu’il dit. Le sourire peut aussi passer par le son de la voix. Si le prospect est accueilli par un ton morne ou une sensation d’agacement, il risque d’aller voir ailleurs !
Vous avez toutes les clés en main pour faire de votre communication, une stratégie très performante. Pour plus de conseils et l’adaptation des moyens de communication à votre entreprise, n’hésitez pas à faire appel aux experts de la communication qui vous proposeront des solutions adaptées.
