Les goulots d’étranglement sont un cauchemar pour la compétitivité des entreprises. Tout ce qui endigue votre succès potentiel dans votre secteur ne se fait pas qu’au détriment de votre plan annuel de croissance, en effet chaque fois que vous laissez filer une occasion de prendre la première place, vos concurrents le font à votre place.
Et perdre face à la compétition encore et encore mène à n’être qu’une entreprise de moindre importance pour l’éternité. C’est la définition même d’un cauchemar et vous seul pouvez vous réveiller.
C’est pourquoi il est absolument essentiel que vous régliez tous les problèmes de performances et d’efficacité, partout où ils se posent. Des goulots d’étranglement peuvent apparaître n’importe où, qu’il s’agisse d’un simple employé administratif improductif, d’un problème de logiciel qui fait perdre petit à petit du temps à tous, de cette réunion quotidienne qui ruine votre rythme de travail et s’avère n’être rien de plus qu’une perte de temps, car, une fois encore, personne n’a réussi à déboucher sur une décision concrète
Se débarrasser d’un goulot d’étranglement, tel qu’une réunion, demande cependant du temps. Mettre en place un programme différent ou embaucher un gestionnaire de projet différent ne suffit pas, il s’agit de complètement revoir la façon dont vous communiquez avec les membres de votre personnel et la façon dont votre entreprise organise ses journées. En réalité, vous allez perdre jusqu’à 31 heures en réunions inefficaces ce mois-ci, selon HubSpot.
Mettre en place une réunion virtuelle vous permet de faire tout cela, mais avant de vous lancer et de sauter le pas, il vaut mieux faire quelques recherches préalables.
Les réunions vous ralentissent
Tout le monde sait qu’une réunion est inefficace, c’est une grosse entaille dans la productivité de votre entreprise qui entraîne des pertes dans tous les domaines. Mais bien que ces faits soient indéniables, la question la plus pressante reste : pourquoi ? Pourquoi autant de réunions échouent-elles à réaliser ce pour quoi elles sont organisées ? Quel est le secret qui rend certaines réunions plus fructueuses que d’autres ? Et pourquoi autant de sociétés perdent-elles du temps en ne s’occupant pas de cette mauvaise habitude ?
La réponse à la première question est que la différence entre une réunion réussie et une réunion ratée est l’organisation. Les réunions doivent avoir un but, elles doivent avoir une raison d’être. Organiser une réunion pour le plaisir de se réunir est ce qui génère ce dysfonctionnement, si vous n’avez pas besoin de tenir une réunion quotidienne, ne le faites pas. Par contre, si vous devez vous réunir tous les jours, déterminez les sujets qu’il vous faut traiter quotidiennement. Et assurez-vous de vous y tenir.
Le secret d’une réunion fructueuse réside donc dans une organisation rigoureuse et un horaire strict. À aucun moment, vous ne devriez fixer votre bureau, remuer vos feuilles de papier, vous demandez ce qu’il faut faire ensuite. Si votre réunion en arrive là, arrêtez-la afin que tout le monde se remette au travail. C’est d’autant plus facile à faire grâce à une solution de vidéoconférence comme BlueJeans.
Les entreprises qui s’enlisent dans une certaine routine ne modifient pas leurs mauvaises habitudes tout simplement, car elles sont devenues des habitudes, et qu’il est difficile de se défaire de mauvaises pratiques. Mais, heureusement, c’est possible
Réduire le coût des déplacements
Selon Tnooz, la vidéoconférence n’éliminera pas les déplacements. Mais elle vous permettra de faire des économies de deux façons distinctes : vous économisez sur les coûts qu’implique une rencontre avec un client, en particulier s’il se trouve dans une ville, un pays ou un continent différent. Et lorsque vous devez impérativement réaliser un voyage d’affaires, une solution de vidéoconférence vous permet d’appeler chez vous et vous épargne ainsi la charge émotionnelle d’être séparé de votre famille et de vos proches pendant une longue période.
Organiser la réunion parfaite
La réunion virtuelle parfaite demande quelques ajustements avant d’être considérée comme un succès. Rappelez-vous que le plus important pour tenir une réunion fructueuse est de véritablement mettre en pratique vos règles essentielles pour les réunions. Cela inclut :
Minutez votre réunion. Pas plus d’une demi-heure est une bonne règle, surtout s’il s’agit d’une réunion quotidienne. Dans ce cas, vous pouvez même envisager de descendre à quinze minutes.
Organisez votre réunion. Avoir un objectif unique et l’atteindre. Peu importe le moyen. Faites de cet objectif une priorité, réorientez la conversation encore et encore jusqu’à ce qu’une décision soit prise.
Respectez les règles. Aucune dérogation, à moins que cela soit réellement nécessaire.
Accordez une chance de prendre la parole à chacun. Cependant, même si tous ceux qui ont quelque chose à dire doivent avoir la possibilité de le faire et de contribuer à la réunion, n’encouragez pas l’emploi de phrases sans fin ou les prises de parole interminables. Coupez court si vous devez le faire, et rappelez-vous que le facteur temps est critique dans les réunions.
Ne perdez pas de temps. Si vous finissez en avance, mettez fin à la réunion, c’est aussi simple que cela.
Les réunions devraient être entamées avec un état d’esprit qui valorise chaque seconde qui compose une journée, c’est ainsi que vous vous assurez de ne pas vous égarer et de rester impliqué tout au long de la réunion, sans avoir perdu tout le monde au bout de 40 minutes.
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