Pour les freelancers ou les petites entreprises, la facturation est souvent un sujet épineux. C’est pourtant un domaine qui nécessite la plus grande rigueur : le fisc vous en remerciera, vos clients aussi, et surtout, il aide à se faire payer en temps et en heure ! Voici la marche à suivre pour des factures professionnelles.
Utilisez un programme adéquat
Pour élaborer vos factures, il vous faut utiliser un programme adapté. Pas de panique : le choix est large ! Sites internet, programmes offline, payant ou gratuit… Sélectionnez un programme qui répond à vos besoins et vous permet d’émettre des factures claires et professionnelles sans y passer des heures. Ces méthodes de paiements personnalisées seront essentielles dans tous vos contacts avec les clients, prenez donc le temps de choisir. Un site comme invoicehome par exemple, permet d’émettre des factures simplement avec de nombreuses options de mise en page.
Mettez au point une politique de paiement…
Pensez aussi à mettre au point une politique de paiement adaptée à votre activité. Définissez les moyens de paiement que vous acceptez : espèces, chèques, cartes de crédits, Paypal… Pensez aussi aux délais : souhaitez-vous recevoir le paiement en avance, à la livraison, une fois le travail accompli ? Allez-vous imposer des pénalités en cas de retard ?
Utilisez votre politique comme une ligne de conduite, et sachez vous montrer flexible selon la situation.
… et tenez-vous à elle !
Faites connaître votre politique de paiement à vos clients et tenez-y vous. Quand de l’argent change de main, les clients n’aiment pas les mauvaises surprises : pensez donc à les prévenir en cas de changement de politique. Il est important que tout soit fait professionnellement, pour développer une relation de confiance avec vos clients et les encourager à revenir vers vous.
Incluez dans vos factures toutes les informations nécessaires
Votre facture ne doit pas se contenter d’être une somme à régler. Elles doivent avant tout permettre de vous payer plus facilement.
Pensez donc à inclure clairement le nom de votre entreprise sur chaque facture, ainsi que tous les moyens de vous contacter : nom complet, téléphone, adresse physique et adresse email…
Vos factures doivent aussi inclure une date de paiement, qui aidera votre client à payer en temps et en heure. C’est là un point essentiel et pourtant si souvent oublié. Rappelez-vous que l’un des buts de la facture est de faciliter le contact et le paiement, et incluez toutes les informations nécessaires en conséquence. Pensez aussi à inclure le contact de votre client : dans une grande compagnie, une facture où apparaît clairement le nom du service duquel elle relève permet d’éviter qu’une facture ne s’égare dans des méandres administratifs inutiles.
Archivez !
Il est essentiel que vous gardiez trace de toutes vos factures, ne serait-ce que pour éviter toute complication avec l’administration fiscale. Numérotez chacune de vos factures pour pouvoir en garder la trace et savoir à tout moment ce qui est déjà payé, et ce qui vous est dû.
Pensez aussi à garder des traces de toute facture réglée : imprimez-les, conservez-les, cela vous facilitera la vie au moment d’effectuer toutes vos démarches auprès du fisc.
Professionnalisme et courtoisie en toute circonstance
Recouvrir les impayés est une tâche qui doit être effectuée avec tact. Restez courtois et professionnel en toute circonstance, et suivez à la lettre votre politique pour ces moments là. Il est à noter que l’élaboration de contrats avant de se mettre au travail peut vous épargner bien des maux de tête, surtout pour les freelancers qui parfois omettent de le faire.
