Aujourd’hui, les entreprises doivent investir dans des solutions d’archivage numériques qui leur permettent d’exploiter efficacement leurs documents et de réduire les processus métier au sein du processus de production et de commercialisation. À noter cependant qu’il existe différents types d’applications telles que les GED et les SAE qui, si elles n’ont pas le même usage, sont au contraire complémentaires. Décryptage.

Besoin croissant de dématérialisation dans les sociétés

Le numérique et internet nous proposent aujourd’hui des outils très utiles pour accélérer considérablement les temps de conception, de fabrication et de commercialisation d’un produit. C’est à la fois une chance et une malédiction pour les professionnels. Ils passent désormais plus de temps dans leur journée à des tâches à forte valeur ajoutée, bien qu’ils se fassent la course pour être les premiers en rayon.

De nos jours, le time to market d’une structure doit être le plus court possible afin de rester dans la course et être concurrentiel. Elle se tourne alors vers des logiciels d’archivage tels que le propose Archiveco sans autant véritablement connaître les solutions possibles pour faciliter le travail de son personnel.

Il existe en effet des sous-catégories de logiciels d’archivage qui n’ont pas du tout la même vocation finale. Parmi eux, les plus connus et utilisés sont les GED, ou gestion électronique de document, et les SAE, comprendre système d’archivage électronique.

Comment distinguer gestionnaire de documents et système d’archivage ?

Ces deux outils informatiques n’ont pas le même objectif, bien qu’ils traitent tous les deux des documents officiels des entreprises. Là où le SAE vous propose une plateforme automatisée de conservation de vos documents, l’autre logiciel vous offre une véritable solution de gestion de vos documents. Décryptage.

L’archivage électronique : un gain certain de temps et de place

Un système d’archivage électronique n’a rien à voir avec un logiciel de gestion agile comme vous pouvez connaître si vous utilisez un CMR ou un ERP. Il s’agit d’un outil conçu pour vous aider à entreposer numériquement dans un espace de stockage vos documents officiels.

Il vous garantit ainsi la confidentialité, la disponibilité, l’intégrité et la pérennité de vos archives, tout en vous libérant une place conséquente dans vos locaux, puisque vous ne stockez plus des centaines de contrats imprimés.

Contrairement au GED, l’objectif n’est pas de modifier et de partager ces documents, mais bien de les protéger, de conserver afin d’y avoir accès à volonté. Cela vous assure également d’effectuer un archivage à valeur probante, c’est-à-dire que la validité de votre archive est reconnue. Une bonne solution d’archivage vous permet d’avoir des documents d’archive en règle.

Partagez vos dossiers avant de les stocker !

Le logiciel GED n’a pas pour but de conserver vos documents en l’état, mais bel et bien de vous permettre de les modifier, les partager, avoir plusieurs versions et parfois, éventuellement, gérer des règles de conservation.

L’idée est de vous faciliter la gestion de vos papiers lorsque vous faites des affaires, en vous proposant des modèles tout prêts, en classant vos versions, etc. Là où le SAE doit répondre à une règlementation pour que vous disposiez d’archives probantes, cet outil-là n’est contraint à aucun règlement.

N’hésitez pas : faites jouer leur complémentarité !

Là où l’un a pour but de sécuriser, protéger votre entreprise, le GED vient vous épauler dans votre activité pour gérer vos affaires. N’hésitez plus et combinez les deux outils et être d’autant plus efficace. D’une part, vous vous passez du papier et optez pour une gestion exclusivement numérique, et de l’autre vous travaillez facilement, rapidement, et surtout en toute confiance.

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