Conserver ses documents justificatifs, écrire un mail au service concerné, préciser toutes les informations importantes pour la validation, attendre la validation, transférer la demande validée à la comptable, écrire les informations comptables et procéder au remboursement. Voilà globalement toutes les étapes à suivre pour attendre le remboursement d’une note de frais. Patience et rigueur sont alors les qualités à avoir.
Cependant, aujourd’hui, les entreprises souhaitent gagner du temps et surtout diminuer les erreurs comptables. Elles font alors souvent le choix de faire appel à des outils performants pour optimiser le traitement des notes au quotidien. Présentation du fonctionnement autour des remboursements des dépenses professionnelles.
Le parcours classique d’une note de frais en entreprise
Comme cité plus haut, sans un logiciel de notes de frais le parcours pour demander un remboursement des dépenses professionnelles est assez long.
Pendant toutes ces étapes, il faut veiller à :
- Conserver les bons documents justificatifs,
- Entrer les bonnes informations,
- Retranscrire correctement ses informations au niveau comptable pour obtenir le remboursement.
En effet, les dépenses professionnelles prises en charge par l’entreprise sont très sérieusement surveillées par l’URSSAF pour éviter les dérives. Il est alors courant de devoir se soumettre à des contrôles.
Les entreprises doivent alors veiller à réaliser des remboursements uniquement si les dépenses effectuées par le salarié sont raisonnables et proportionnées. Il ne sera certainement pas accepté, le remboursement des frais de restaurant de la famille du salarié un dimanche, alors que ce dernier travaille uniquement en semaine.
De plus, il faut pouvoir aisément prouver les sommes prises en charge par l’entreprise avec des documents justificatifs (note détaillée, tickets de parking). Les dépenses doivent aussi être réalisées pour les besoins de l’entreprise. Elles doivent être faites dans un but professionnel et non personnel, comme cela serait le cas pour le restaurant du dimanche en famille.
Choisir des solutions dématérialisées pour éviter les erreurs
Le risque avec la solution classique est de devoir faire face à un risque d’erreur élevé. En effet, il arrive que le salarié perde ses documents justificatifs lors d’un voyage. Il peut aussi mal retranscrire les informations aux personnes concernées. Le salarié en charge de la comptabilité peut aussi se tromper lors de l’écriture. Les dépenses sont alors faussées et les risques lors d’un contrôle sont plus importants.
Pour les éviter, il est vivement encouragé d’utiliser un logiciel informatique. Celui-ci permet alors de diminuer considérablement le risque d’erreur. En effet, les salariés n’entrent plus eux même les informations importantes. Ils doivent seulement prendre en photo leurs documents justificatifs. La note de frais est ensuite réalisée directement par le logiciel.
Les contrôles par la hiérarchie au sein de l’entreprise sont aussi plus faciles puisque toutes les informations sont centralisées sur un même outil. L’accès aux demandes de remboursement est rapide pour être directement validé et transféré à la comptabilité. Une fois enregistré, le remboursement peut se déclencher.
Le logiciel fait alors gagner un temps considérable à l’entreprise. Et en toute logique, ce gain de temps lui permet aussi de gagner de l’argent en diminuant sa marge d’erreur. D’autres solutions sont à adopter pour optimiser diverses actions en entreprise.
Faciliter le suivi des dépenses professionnelles
Le chef d’entreprise a besoin de contrôler les dépenses liées, notamment aux remboursements pour avoir une vue claire sur son budget. Faire le choix d’un logiciel qui dématérialise la note de frais est une solution idéale pour avoir un œil efficace sur les dépenses professionnelles. Le site lecoindesentrepreneurs.fr vous donne des conseils pour gérer au quotidien ces dépenses.
En effet, il peut en quelques clics constater les dernières demandes de remboursement de ses salariés et réagir en cas de dépenses trop importantes. Il faut parfois limiter les déplacements sur les prochains mois pour rééquilibrer le budget de la société. Ainsi, avoir un œil direct et constant sur ses demandes est source d’efficacité et de réactivité pour le chef d’entreprise. Son investissement dans un logiciel de traitement et de gestion est alors particulièrement efficace à long terme.
Diminuer la consommation de papier avec un logiciel
En entreprise, il est parfois impossible de dématérialiser l’ensemble des documents papiers. En effet, certains supports ont besoin d’être signés et envoyés en version papier. Cependant, l’URSSAF accepte aujourd’hui de réaliser les contrôles liés aux dépenses professionnelles en version numérique.
Les entreprises n’ont plus à imprimer l’ensemble des documents justificatifs d’une note de frais. Elles peuvent alors conserver l’ensemble directement sur le logiciel. Il est tout de même conseillé de réaliser des sauvegardes des diverses données pour éviter les mauvaises surprises informatiques. Néanmoins, avoir un logiciel pour centraliser l’ensemble des données est un vrai gage d’efficacité pour l’entreprise. Une solution à adopter pour la plupart des entreprises en 2019 qui souhaitent simplifier toute la partie liée à la gestion de la note de frais, surtout si ces dernières sont fréquentes.
Ainsi, faire le choix du logiciel pour dématérialiser la note de frais offre de nombreux avantages pour l’entreprise. Retrouvez dans cet article 5 logiciels pour optimiser la gestion de vos tâches en entreprise !
